Kokouksesta palaveriin – päättämisen vaikeus

Suomalainen kokous/palaverikulttuuri on varmasti ollut murroksessa viimeisten vuosien aikana. Eikä se muuta tilannetta, että paljon kokouksia tai palavereita pidetään etänä, myös läsnä kokouksilla on oma paikkansa. Tehokkaat ja toimivat kokoukset ovat olleet meille suomalaisille parhaimpia, kuitenkin jotenkin onnistumme kokouksia pilaamaan erinäisillä tempuilla. Paljon riippuu myös, millaisesta kokouksesta on kyse - aina työpaikkakokouksesta seurantapalaveriin. Kaikkia yhdistää miten haluan edistää asian etenemistä ja millainen tunnesidos minulla on käsiteltävään asiaan. Tunteet ovat varmasti tärkeä osa kokoustapahtumaa, mutta sen ei pitäisi antaa viedä ja hajottaa käsiteltävää asiaa.

Varmasti jokainen tunnistaa oman tyylinsä olla kokouksessa tai palaverissa. Paljon vaikuttaa siihen, millainen oma kiinnostus asiaan on. Myös oma tietämys asioiden hoitamiseen, voi vaikuttaa miten suhtaudumme asian etenemiseen. Lähtökohtana on, että tehdään päätöksiä juuri sen tietämyksen perusteella, joita on käytössä sillä hetkellä. Jos ei voi tehdä päätöstä, niin päätös on myös selvityksen tekeminen.

Muutama asia muistiin, kokouksia varten:

1. Kokouksen tai palaverin aihe

Kannattaa aina tutustua palaverin materiaaleihin ennen tapaamista. Helpottaa millaisen mielipiteen voimme tehdä asiasta ja tuoda omaan näkökantaa keskusteluun.

2. Oma kiinnostus asiaa

Ole kiinnostunut asiasta ja ratkaisun löytämisestä. Helppoa on syyttää muita, ihmeellisesti asiat helpottuvat, jos löytyy halu etsiä ratkaisua. Aina sitä ei tarvitse löytää ratkaisua, mutta voi tutkia mahdollisuuksia.

3. Päätökset

Päätös siitä miten edetään ja kuka hoitaa asiaa. Jos joutuu tekemään vaikean päätöksen, sekin on parempi kuin ”katsotaan vielä”-mentaliteetti. 

4. Miten edetään

Sopiminen kuka ja miten edetään. Kuinka hoidamme mahdolliset seurannat ja aikataulutukset.

Tiedän että minua ärsyttää ne, jotka tietoisesti hiekoittavat palavereita ja kokouksia. Heidän tunnistaa siitä, että aloittavat äänen korottamisen ja meuhkaamisen, ilman että olisi mitään ratkaisua tarjolla. Toisaalta ärsyttävää on myös ne tilanteet, että kokouksissa on ihmisiä, jotka eivät kommentoi tai sano mitään. Ehkä on kyse juuri kokous/palaveri kulttuurista, jonka voimme luoda jokaisen tapahtuman alussa. Oliko siis sovittava aina pelisäännöt, miten toimimme, koska olettamuksena ettei ilman kerrottua tietoa emme osaa toimia. Emme osaa toimia, saamme liian vapaat kädet toimia haluamalla tavalla – hiekoittajat hiekottaa ja muut tuskailevat.

Ei siis ole väärin tutkiskella omaa toimintaa palavereissa tai kokouksissa, aina voi tehdä valmistelevaa työtä onnistumisen eteen. Joskus vain hieman happea ottamalla, voi saada pahimman tunneryöpyn purettua ja keskitettyä asiaan. Päätökset ovat kuitenkin palavereiden suola, miten edetään. Päätöksiä saamme tehdä, joten tehkäämme niitä. Siksi jokaisella osallistujalla on oma vastuu onnistumisesta ja sujuvuuden toteutumisesta. Antakaamme mahdollisuus kokouksien ja palavereiden onnistua – aina ei kyse ole vallasta tai miekkojen kalistelusta, vaan aidosta tahdosta asian edistämiseen. Antakaamme siis onnistuneiden palavereiden ja kokouksien kokemuksia, tehdään se yhdessä.