#MitäVattua - Workflow

---

---

Mitä on workflow?

Workflow tai suomalaisittain työnkulku, termillä tarkoitetaan jonkin tehtävän asian kuvausta siitä, miten se konkreettisesti tapahtuu suuremmassa mittakaavassa. Yksi esimerkki workflowsta voisi olla, vaikka toimenpiteet ja asiat, joita puuseppä tekee, jotta hän saa asiakkaalle halutunlaisen tuolin toteutettua.

Yleensä kyseessä on jokin määritelty prosessien ja tehtävien jono, joiden tuloksena tavoiteltu asia toteutuu. Konsultit kuvaavat yleensä näitä prosesseja jonkin sortin prosessikaavion avulla, mutta ne voi opettaa myös perinteisemmin ihmiseltä ihmiselle, sanoja ja tekoja hyödyntäen.

Miksi?

Miksi näin yksinkertaiselle asialle sitten pitää mennä keksimään tällainen hieno termi sekoittamaan muuten niin simppeliä juttua? Yksinkertaisesta asiasta on tehty juttu, jotta siitä on helpompi puhua ja jotta sitä voidaan pyöritellä, kehittää ja parannella.

Tarkastelemalla worflowta kriittisesti siinä voidaan havaita puutteita ja parannuskohteita. Jos olen esimerkiksi tähän asti kantanut saunavedet vesipumpulta ämpärillä saunaan. Voisi minulle aikaisempaa rehkimistä lämpimässä saunassa pohdiskellessa tulla idea liittää vesipumppuun letku, joka johtaa suoraan saunatiloihin.

Tällä muutoksella olen tehostanut saunanlämmitys workflowtani. Rahalliset kustannukset nousevat hieman, koska minun täytyy sijoittaa letkuun ja kiinnitystarpeisiin. Myös tärkeämpää resurssia eli aikaa kuuluu tovi homman kasaan laittamiseen, mutta säästän kuitenkin pitemmällä tähtäimellä, koska minun ei tarvitse tulevaisuudessa rampata ämpärin kanssa satoja kertoja edestakaisin.
Olen siis lisännyt saunani tuottavuutta: siellä on mukavampi ja helpompi käydä, joten se tuottaa enemmän mukavuutta. Jos olen myymässä saunani joskus, ostaa joku sen todennäköisemmin kätevän letkuviritelmän ansiosta.

Tutkimalla ja parantamalla workflowta voidaan siis:

• Lisätä tuottavuutta
• Laskea kustannuksia
• Nostaa toiminnan ketteryyttä
• Tehostaa tiedonvaihtoa organisaatiossa
• Parantaa tuotetta tai palvelua

Kenelle?

Workflown ajattelu on kaikille. Sillä voi tehostaa omaa työpanosta tai työpaikan ulkopuolisten arkisten askareiden toteuttamista. Organisaation on hyvä tutkia sen sisällä tapahtuvia workfloweja, miksi tehdä asiat huonosti, jos ne on myös mahdollista tehdä paremmin?

Miten?

Kun workflown haluaa kuvata, kannattaa se jakaa pienempiin askeliin. Yksi askel yllä mainitusta saunaesimerkistä voisi olla veden kantaminen.

Askel puretaan kolmeen osaan:

 

• Syöte: vaiheen suorittamiseen tarvittavat resurssit
  • Aika, tieto, materiaalit, energia jne.
• Muunnos: algoritmit eli asiat, joita resursseilla tehdään
  • Suorittajana voi olla ihmiset, koneet tai molemmat
• Tuotos: vaiheen tuottamat muunnetut resurssit
  • Tiedot, materiaali ja energia jne.

 

Veden kantamisen kohdalla kyse olisi iteratiivisesta eli toistuvasta veden kantamisesta ämpärissä saunatiloihin. Vaiheeseen kuluu paljon energiaa, aikaa ja vettä.

Tuotos osan tulos siirtyy workflown seuraavaan osaan syötteenä, näin askelista koostuu varsinaisen workflown kuvaus.

Kuka?

Kaikilla on jokin workflow kaikessa mitä he tekevät, kyse on ennemminkin siitä mitkä workflowt toimivat parhaiten. Apua saa työkavereilta, mentorilta/opettajalta, avustavalta sovellukselta, konsultointina eli oikeastaan mistä tahansa. Eli rohkeasti jutustelemaan workflowsta, jotta voidaan löytää se tilanteeseen parhaiten sopiva.

Tiivistys videolla