Onnistuneen projektin anatomia - 9 vinkkiä

Kun tarjouksia jätetään, niin varmasti osa jätetään kokemuksen perusteella. Aina kokemuksen tuomaa ajattelua on hyvä herätellä, mistä meidän palvelumme kokonaisuus koostuu – mitkä asiat on hyvä ottaa huomioon, jotta kannattava diili on mahdollista. Kuulostaa hyvin yksinkertaiselta, kuitenkin matkan varrella voi tulla muuttujia. Voimmeko siis valmistautua muutoksiin vai pitääkö hyväksyä muutokset? Aina voimme vaikuttaa siihen millaisilla reunaehdoilla voidaan tehdä, kuitenkin projektijohtamista tapahtuu koko toteutuksen ajan. Tässä muutama asia miten voidaan ennakoida haasteet projektissa.

Suunnitelma.

Suunnitelman tekemiseen kannatta paneutua huolella, koska tarjouksessa on jotkin reunaehdot tehty. Itsessään suunnitelma ei riitä, jos sen mukana tule olla seuranta, kuinka suunnitelma toteutuu. Suunnitelmassa on näkyvillä aika ja resurssit, jotka käytetään projektiin.

Laadun seuranta.

Toimitetaan asiakkaalle toimiva tuote.  Mitä tarkoittaa laatu toiminnassanne ja kerro siitä myös ostajalle. Jos lupaat jotakin, niin pidä siitä kiinni! Jälkihuolto on kerrottu, mitä jos jokin sovittu asia ei toimi – miten toimitaan. Jälkihuolto on myös takuutyön kirjaamista ja toteuttamista.

Talous.

Projektille on jokin hinta ja sille on laskettu kannattavuus. Jos projekti venyy, myös taloudellinen kannattavuus saattaa pienentyä tosi nopeasti. Talousepätasapaino voi luoda nopeasti stressiä ja paineita, jotka näkyvät kireytenä sekä mahdollisina virheinä. 

Aikataulutus.

Aikataulutuksessa on hyvä huomioida millaiset resurssit ovat käytettävissä. Jos osaaminen on jaettu monen tekijän kesken, niin silloin tarkka aikataulutus on tärkeä osa toimivaa projektia. Jos et pysty tekemään pyydettyyn aikatauluun, kerro se heti alussa. Monesti venyneet projektit aiheuttavat lisää tunnepuolen ristiriitoja.

Resurssit.

Kenen työpanoksen tarvitaan projektin toteuttamiseen, onko ne käytettävissä sovitussa aikataulussa. Osaaminen tulisi olla selvillä projektin toteuttamiseksi. Jos osaamista ei ole, niin kerro siitä suoraan. Alihankintaa käytettäessä selkeästi määritelmät tehtävistä töistä ja aikatauluista kannattaa olla kirjallisesti.

Kirjaaminen.

Dokumentoi projekti. Voi tulla välillä epäselvyyksiä tuottajan ja ostajan välillä, kirjaukset auttavat selkeyttämään sovittuja asioita. Yleensä kirjaamattomat projektit voivat jäädä luulopuheen tasolle, jolloin myös erimielisyyksien määrä voi kasvaa. Muistakaa siis tehdä kaikki kirjaukset toteutumista ja muutoksista.

Muutospyynnöt.

Aina projektin aikana tulee lisää kehittämisen ideoita. Uskalla siis käydä keskustelua siitä mikä on sovittua projektiin liittyvää ja mikä lisätyötä. Lisätyöt eivät ole vain ilmoitusasia, vaan ostajan kanssa hyvä käydä keskustelua asiasta. Kirjatkaa asiat siis jatkokehitystä varten.

Välipalaverit.

Kannattaa pitää sovituin väliajoin palaveri projektin etenemisestä. Tarkistakaa aikataulut, toteutus ja mahdolliset muutokset. Jos mahdollista on niin pyytää ostajalta hyväksyntää, että prosessi on oikeassa suunnassa

Projektin päättäminen.

Projekti ei pääty viimeiseen laskun maksuun. Kerää palautetta ja ohjeista, jos tarve apua esim. järjestelmän käytölle. Tämä on myös jälkimarkkinointia, hyvä palvelu on helpompi muistaa jatkossa ostaa uudelleen palvelua.

Listan olisi voinut kirjoittaa vaikka kuinka pitkän, tässä on muutama asia, jotka hyvä huomioida tarjouksen tekemisessä ja palvelun tuottamisessa. Kokemuksesta voi sanoa, ettei jokainen projekti ole samanlainen. Jokainen asiakas ei ole samanlainen. Me myös muutumme vuosien saatossa. Yhden kerran olemme projektin monista syistä suunnitellut aikataulun väärin. Emme jatkossa tee niin, ainakaan meidän puoleltamme. Oppia siis pitää ottaa kokemuksista, siksi tarkista välillä omia prosesseja. Näin saat tehtyä hyviä ja aikataulutettuja projekteja.