Ostajan opas: Varaa myös omaa aikaasi

Projekteja tulee ja menee. Kehitystyötä ja tulevia palveluita suunnitellaan. Palavereita ja muistiinpanoja. Organisointia ja sopimuksia. Seurantaa ja reklamointia. Helpotusta ja hermojen menettämistä. Niin moninaiset asiat tulevat esille, kun lähdetään kehittämään yritykseen uusia ominaisuuksia tai järjestelmiä. Joissakin tapauksissa toisille tämä on hyvin selkeää arkea ja toisille painajamaista tekemistä, jossa kaikki tuntuu niin raskaalta sekä vaikealta.

On hyvä tiedostaa, että kaikista ei ole projektien vetäjäksi. Se on ihan ok! Joskus vain ajaudutaan tilanteeseen, jossa pitää johtaa jotakin kehitysprojektia. Tehdä tulosta vaaditusta ajassa ja saada toimiva järjestelmä käyttöön. Toiveita sinkoilee eri suunnista ja rahoitus on mitoitettu paljon pienemmäksi, kuin jolla toiveet pystyisi täyttämään.  Ei kuitenkaan kannata laittaa päätä pensaaseen ja itkeä itseään uneen. Maailma on täynnä erilaisia menetelmiä, jotka auttavat selkeyttämään miten projektista pääsee eteenpäin. Tietysti ensimmäinen asia on kertoa myös se, jos ei osaa vetää projektia – miksi tehdä asiaa, jossa ahdistus kasvaa suuremmaksi kuin itse tekeminen. No, muutama asia, jotka helpottavat projektia viemään eteenpäin.

1. Mihin tarvitsemme järjestelmää?

Ostaminen on helppoa, parhaimmassa tapauksessa painat internetin ihmeellisessä muutamaa painiketta ja tilaus on tehty. Mutta mihin todella tarvitsemme tuotetta? Mikä haasteen tai ongelmaan haluamme saada ratkaisua? Jos et löydä kysymyksiin vastauksia omassa pohdinnassa, niin ala silloin viimeistää kysymään tiimiltäsi.

2. Kenelle järjestelmä tehdään?

Jos teemme sitä työvälineeksi, niin otamme mukaan myös suunnitteluun yrityksemme muita työntekijöitä. Raamittakaa ensin mitä pyritte ratkaisemaan ja sitten mitä käytettävyydessä tulee huomioida. Kannattaa kirjata asiat ylös.

Jos tehdään asiakaskäyttöön, niin kannattaa ottaa asiakkaita kommentteja ja vinkkejä mitä kaikkea voisi järjestelmä tehdä tai helpottaa asiakaskäyttö mukavuutta.

3. Sovimme projektin vastuutehtävät

Jos käytössä on tiimi, niin sovitaan vastuu alueet. Tehdään yhdessä! Mitä kaikkea on hyvä kirjata ja miten seuranta projektissa tehdään. Mielipiteitä on helppo heittää, vastuuttamisella saadaan kuitenkin jaettua projektin onnistumisen mahdollisuutta.

4. Yhteyshenkilö

Sovimme kuka hoitaa viestinnän mahdollisen palvelun toimittajan kanssa. Tämä on tärkeää, että tietoa voidaan jakaa sisäisesti, mutta ulospäin on yhden tahon kanssa helpompaa luoda toimivat viestintäkeinot ja -välineet.

5. Projektisuunnitelman seuranta

Projektin aikana voi tulla uusia ideoita. On hyvä olla tietoinen, ettei kaikki muutokset kuulu automaattisesti alun perin sovittuun projektihintaan – kirjaamme siis ylös mitä on tilattu ja mitä toiveita tulee projektin aikana. Jotkut ideat voivat olla parempia toimivuuden kannalta, ne kannattaa toteuttaa alkuvaiheessa. Siksi hyvä kirjata ja käydä keskustelua tiimissä, että palvelun tuottajan kanssa.

6. Miten projekti saamme päätökseen?

Jotta voimme saada projektin päätökseen pitää jokaisella osapuolella olla tiedossa valmiin projektin tuotos. Tämäkin vaatii päätöksiä ja joissakin tapauksissa kompromisseja. Näin voimme välttää turhia paineita tai puristuksia asioiden hoitamiseksi.

Niin tässä minun tulee sanoa ”en tiedä miten tämä auttaa teitä tai tiedä teidän tilanteestanne, nämä ovat vain minun ajatuksiani”. Kuitenkin paneutuminen projekteihin kannattaa, monesti siinä säästää aikaa ja rahaa. Uskokaa vain, hermojen menettäminen ei auta projektien eteenpäin saattamiseksi. Jos näin sattuu käymään, tee se kuitenkin asiallisen napakasti ja ilman suurempaa syyllistämistä.