Yksilö vaikuttaa tavoitteiden toteutumiseen

Kerronpa tarinan, joka voisi olla myös totta.

Olemme muuttuvassa maailmassa muuttuvissa työoloissa. Miten tärkeän roolin sisäisen viestinnällä onkaan projektin onnistumisessa. Yksilöistä tulee yhteisö tai tiimi, joka toimii juuri niin hyvin kuin toimintamallit ovat selkeästi käytössä sekä tiedossa. Projektityöskentelyssä näkee hyvin työskentelyn elinkaaren – alun ja lopun. Jälkeenpäin sitten arvioidaan mitä kaikkea sitä lopulta saatiin aikaiseksi. Ainahan projekti ei vain onnistu – joskus sitten lopputulema on aivan jotain muuta. Niinhän se menee, aluksi luodaan tavoitteet ja aikataulutus. Näin menisi yksinkertaisuudessaan, kun sitten ovat ne muuttujat.

Tilaajalla on suurin vastuu tiedostaa oma tarve hankinnalle tai projektille. Nyt jos kilpailutamme tämän palvelun tekemisen, niin palvelujen tarjoajat tekevät oman määrityksen siitä millä hinnalla voidaan toteuttaa kyseinen projekti. Kaikessa on tehty laskelmat kannattavuudesta. Samalla myös määritellään, mitä kaikkea voidaan tehdä tämän projektin aikana, kaikki mitkä ovat myös lisätöitä. Samalla saattaa tulla määrityksiä sisällön toteuttamiseen. Sitten jossakin vaiheessa kilpailutus tehty ja sopimuksen allekirjoitettu. Projekti alkakoon!

Yrityksessä on tietysti mietitty käytettävät resurssit tähän projektiin, henkilöt toteuttamaan. Koska aika on myös rahaa, niin tehokkuus on hyvä saada huippuunsa. Tiimin tulee luistaa ja joustaa, projektin hallinta ja aikataulutus on kunnossa. Voi jossakin määrin lyödä painetta, miten onnistumme tekemään luvatut asiat eteenpäin. Kuinka ohjeistamme tiimin. Kuinka saamme käyttäjäystävällisen tuotteen, sellaisen mitä tilataan. Siis kuinka kerromme saman tiedon tiimille, jonka kerkesimme tarjouksessa luvata. Kommunikointia sinkoilee moneen suuntaan ja kaikkea aina ei vain voi muistaa. Sisäisessä viestinnässä haasteista, puhutaan eri asioista.

Projekti lähteen käyntiin ja kaikilla innokkuus katossa – jippii! Yrityksen työntekijöille annetaan tehtävänanto, jossa kuvataan projekti, sisältö ja aikataulu. Työntekijä alkaa tutkia asiaa, osaamisen puitteissa voi tulla hyvä olo tai paniikki. Muuttujia alkaa kasvaa. Helkatin flunssaepidemia iskee firman henkilöstöön, nenä vuotaa ja yrityksen aikataulun perälauta on pettänyt. Jaksaa, jaksaa – kirkasvalolamput kehiin. Kaikille voimme kertoa että ”hyvin menee, vähän flunssaa pukkaa. Olemme aikataulussa”. Päivät valuvat ja nyt pitää saada lisää aikaa projektiin.

Neuvotellaan ja suunnitellaan aikataulut uudelleen. Työntekijöille painotetaan projektin tärkeyttä ja me-hengen merkitystä. Missä voisi kuitenkin hieman nipistää ratkaisuissa, voisiko niin tehdä? Saisimme näin nopeutettua aikataulua. Enkeli ja piru olkapäällä tiimin eteen kertomaan kuinka homma viedään maaliin. Onhan se kuitenkin kerrottava. Muutetaan suunnitelmia ja resurssien kohdentamista. Sitten vain pulauttamaan asia:” kaksi viikkoa aikaa saada valmiiksi, Pekka hoida homma”. Ei enempää selityksiä, homma valmiiksi. Laatua on ihan riittävästi. Näin sain jaettua asian ja vastuun pois harteiltani. Ehkäpä tarvittaessa voin osoittavan sormen kohdistaa johonkin toiseen, kun tulee ongelmia lisää.

Projekti valmiiksi, jossakin aikataulussa. Palvelun ostaja ihmettelee tuotettaan. Kiitosten aika, yhdyshenkilö ottaa vastaan kiitokset ja laittaa samalla laskun perään. Tiimille voi vain kuitata hienosti meni, uutta projektia alkaa tulla. Turha levätä, kun rauta on kuumaa - rock’n roll. Homma jatkuu, seuraava projekti odottaa. Referenssit kunnossa.

Tämän tarina voi olla siis tottakin tai sitten ei. Yrityksessä jokainen työntekijä on yksilö, vaikka toimivat yhteisen tavoitteiden eteen yhdessä. Sisäiseen viestintää kannatta panostaa, avoimuuteen siitä mitä missäkin vaiheessa prosessia tapahtuu. Jotka tekevät tuotetta tai palvelua, niin kannatta olla mukana myös tarjouksen tekemisessä. Yksittäiset työntekijät voivat vaikuttaa projektin lopputulokseen, jos osaaminen, tavoitteet ja ohjeistus eivät kohtaa. Siksi huolehtikaa jokaisesta yksilöstä työpaikallanne.  Jokaisen työntekijän on myös hyvä huolehtia itsestään. Toimikaamme tiiminä, emme vain näytä siltä!